Executive Assistant to the Chief Executive Officer

إعلان وظيفة شاغرة

 وصف الوظيفة:

تقديم دعم إداري وتنفيذي رفيع المستوى للرئيس التنفيذي من خلال تنسيق الجداول والإجتماعات والمراسلات والوثائق التنفيذية والمعلومات السرية، ومتابعة القرارات والتعليمات الرئيسية. كما يعمل هذا الدور كنقطة تنسيق بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا والشركات التابعة والجهات الخارجية المعنية.

 اسم الوظيفة:

مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي (Executive Assistant to the Chief Executive Officer)

 الجنس:

الجنسين

 سنوات الخبرة:

تتراوح سنوات الخبرة المطلوبة بين سنة واحدة إلى 14 سنة و11 شهراً من الخبرة في هذا المجال (مبتدئ – أخصائي أول).

مهام الوظيفة

1. الدعم التنفيذي والتنسيق:

 إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي والمواعيد والإجتماعات والارتباطات والأولويات.

 تنسيق ترتيبات السفر، وبرامج الرحلات، والإقامة، والنقل، وغيرها من المتطلبات التنفيذية بحسب الحاجة.

 فرز وتحديد أولوية المراسلات، وطلبات الإجتماعات، والدعوات، والمكالمات، والوثائق التي تتطلب اتخاذ إجراء أو مراجعة من الرئيس التنفيذي.

 ضمان تزويد الرئيس التنفيذي بالوثائق والتقارير والمعلومات الأساسية اللازمة قبل عقد الإجتماعات والارتباطات.

2. المراسلات التوثيق:

 إعداد وصياغة ومراجعة وتنسيق المراسلات الرسمية، والمذكرات، والتقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق التنفيذية.

 التأكد من مكتملية ودقة وحسن تنظيم الوثائق المقدمة للرئيس التنفيذي للمراجعة أو التوقيع أو الاعتماد.

 الاحتفاظ بسجلات منتظمة للمراسلات الصادرة والواردة لمكتب الرئيس التنفيذي.

 إدارة وصيانة أجهزة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وآمن وضمان سريتها.

3. الاجتماعات والمتابعة:

 تنسيق الإجتماعات التنفيذية والإدارية وغيرها من الإجتماعات التي يشارك فيها الرئيس التنفيذ.

 إعداد جداول الأعمال، ومواد الإجتماعات، والمحاضر، والقرارات، ونقاط العمل المطلوب تنفيذها.

 الاحتفاظ بسجل متابعة (Action Tracker) للتعليمات والقرارات والالتزامات الصادرة من الرئيس التنفيذي.

 متابعة التنفيذ مع التنفيذيين والإدارات المعنية والشركات التابعة بشأن الإجراءات المعلقة والمواعيد النهائية.

 تزويد الرئيس التنفيذي بمستجدات الموضوعات المعلقة أو التأخرة التي تتطلب اهتمامه.

4. التنسيق الداخلي والخارجي:

 العمل كحلقة وصل وتنسيق بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا والإدارات المختلفة والشركات التابعة والوحدات التنظيمية الأخرى.

 تنسيق طلبات التقارير والمعلومات والاعتمادات والبيانات المطلوبة من قبل الرئيس التنفيذي.

 تسهيل إبلاغ تعليمات وقرارات الرئيس التنفيذي إلى الجهات المعنية.

متطلبات الوظيفة

 المؤهلات التعليمية والخبرة:

 شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو أي تخصص جامعي آخر مع خبرة لا تقل عن 5 سنوات في هذا المجال.

 أو شهادة ثانوية عامة مع خبرة لا تقل عن 15 عاماً في هذا المجال.

 المستوى الوظيفي والخبرة المطلوبة:

 خبرة عملية تتراوح بين سنة واحدة و14 سنة و11 شهراً (مبتدئ – أخصائي أول).

 المهارات والكفاءات:

 احترافية التنسيق والتواصل مع الجهات والأطراف المعنية الداخلية والخارجية.

 مهارات عالية في إعداد وتنسيق المراسلات، التقارير، العروض التقديمية، والوثائق التنفيذية بدقة وموضوعية.

 القدرة على الحفظ والتنظيم السليم لملفات ومستندات المكتب والالتزام بمعايير السرية وضبط الوثائق.

تفاصيل العمل

 أيام العمل: 5 أيام في الأسبوع

 مواعيد العمل: دوام كامل (Full Time)

 مكان العمل: المكتب الرئيسي (Office)

كيفية التقديم 

ادخال البيانات في الرابط ادناه

https://forms.gle/U9W31XKkANEQ9SLC8