وصف الوظيفة

مسمى الوظيفي: مدير مكتب المدير العام
الهدف من الوظيفة
يتولى مدير مكتب المدير العام تنظيم وإدارة أعمال مكتب المدير العام، وتنسيق المراسلات والاجتماعات والاتصالات، ومتابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات، بما يضمن انسيابية العمل وسرعة إنجاز المهام.
المهام والمسؤوليات
تنظيم جدول أعمال ومواعيد المدير العام والاجتماعات والزيارات.
استقبال وتنظيم المراسلات والمعاملات الواردة والصادرة من وإلى مكتب المدير العام.
متابعة تنفيذ قرارات وتوجيهات المدير العام مع الإدارات والأقسام المختلفة.
إعداد وتجهيز الاجتماعات ومحاضرها ومتابعة ما يتم الاتفاق عليه.
التنسيق بين المدير العام ومديري الإدارات والموظفين والعملاء والجهات الخارجية.
إعداد التقارير والمذكرات والخطابات التي يطلبها المدير العام.
حفظ وتنظيم الملفات والمستندات الخاصة بمكتب المدير العام.
متابعة المواعيد والمهام العاجلة والتنبيه بشأن المواعيد والاستحقاقات المهمة.
تنظيم الاتصالات الهاتفية والمراسلات الإلكترونية الخاصة بمكتب المدير العام.
استقبال الزوار والضيوف وتنظيم مقابلاتهم مع المدير العام.
المحافظة على سرية المعلومات والوثائق التي يطلع عليها بحكم عمله.
إعداد ملخصات دورية للموضوعات والمعاملات التي تحتاج إلى متابعة أو قرار.
القيام بأي مهام أخرى يكلف بها من المدير العام في إطار طبيعة العمل.
الصلاحيات
التنسيق المباشر مع الإدارات والأقسام لتنفيذ توجيهات المدير العام.
طلب المعلومات والتقارير اللازمة لمتابعة الأعمال، وفق الصلاحيات الممنوحة له.
تنظيم مواعيد واجتماعات المدير العام وتحديد الأولويات بالتنسيق معه.
متابعة المعاملات المحالة من مكتب المدير العام وإبلاغ الجهات المختصة بالمطلوب.
رفع التقارير والملاحظات للمدير العام بشأن مستوى إنجاز الأعمال.
المؤهلات والمهارات
مؤهل جامعي مناسب.
خبرة في الإدارة أو السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب.
مهارات عالية في التنظيم والمتابعة والتنسيق.
القدرة على إعداد المراسلات والتقارير.
إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
مهارات جيدة في التواصل وحسن التعامل.
القدرة على تحمل ضغط العمل وترتيب الأولويات.
الالتزام التام بالسرية والانضباط المهني.

اسم الوظيفة

مدير مكتب المدير العام

الجنس

انثى

سنوات الخبرة

2

مهام الوظيفة

متطلبات الوظيفة

لإدارة: مكتب المدير العام
الرئيس المباشر: المدير العام
أولاً: الهدف من الوظيفة
إدارة وتنظيم أعمال مكتب المدير العام، وتنسيق المراسلات والاجتماعات والاتصالات، ومتابعة تنفيذ توجيهات المدير العام مع الإدارات والأقسام، بما يضمن سير العمل بكفاءة وانتظام.
ثانياً: المهام والمسؤوليات
تنظيم جدول أعمال ومواعيد المدير العام.
تنسيق الاجتماعات واللقاءات والزيارات الرسمية.
إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات.
متابعة المعاملات والمهام المحالة من المدير العام إلى الإدارات المختلفة.
إعداد المراسلات والخطابات والتقارير الإدارية.
تنظيم وحفظ ملفات ووثائق مكتب المدير العام.
استقبال المراسلات الواردة والصادرة ومتابعتها.
التنسيق بين المدير العام والإدارات والموظفين والعملاء والجهات الخارجية.
متابعة الأعمال العاجلة وإعداد ملخصات للموضوعات التي تحتاج إلى قرار.
تنظيم الاتصالات والمكالمات والمواعيد الخاصة بمكتب المدير العام.
استقبال الزوار وتنظيم مقابلاتهم.
المحافظة على سرية المعلومات والوثائق.
إعداد تقارير دورية عن مستوى إنجاز الأعمال المكلف بها المكتب.
تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المدير العام ضمن نطاق العمل.
ثالثاً: المتطلبات الوظيفية
المؤهل العلمي
بكالوريوس في الإدارة، إدارة الأعمال، المحاسبة، القانون، أو أي تخصص ذي صلة.
يفضل الحصول على دورات في الإدارة والسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
الخبرة
خبرة عملية مناسبة في الإدارة أو إدارة المكاتب.
خبرة في التنسيق والمتابعة وإعداد التقارير والمراسلات.
يفضل وجود خبرة سابقة في العمل مع الإدارة العليا.
المهارات المطلوبة
مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
القدرة على ترتيب الأولويات ومتابعة عدة مهام في الوقت نفسه.
مهارات قوية في التواصل والتنسيق.
إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
القدرة على إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.
القدرة على التعامل مع ضغط العمل.
الدقة والانتباه للتفاصيل.
الالتزام بالمواعيد والانضباط الوظيفي.
القدرة على المحافظة على سرية المعلومات.
حسن المظهر واللباقة في التعامل مع الموظفين والعملاء والجهات الرسمية.
رابعاً: الصفات الشخصية
الأمانة والمسؤولية.
السرية المهنية.
المبادرة وحسن التصرف.
الحزم والمرونة في التعامل.
القدرة على اتخاذ القرار ضمن الصلاحيات الممنوحة.
العمل بروح الفريق.
الالتزام بسياسات وأنظمة الشركة.
خامساً: الصلاحيات
متابعة تنفيذ توجيهات المدير العام مع الإدارات والأقسام.
طلب البيانات والمعلومات المتعلقة بالمهام المحالة من المدير العام.
التنسيق المباشر مع مسؤولي الإدارات بشأن الأعمال المكلف بمتابعتها.
رفع التقارير والملاحظات للمدير العام.
تنظيم جدول أعمال المدير العام وفق الأولويات والتوجيهات المعتمدة.

أيام العمل

من السبت الى الخميس

مواعيد العمل

 من 9 الى 2:30من السبت الى الخميس

مكان العمل

  قاريونس بنغازى

 https://maps.app.goo.gl/Ur6BtK6V38CYysWm6

كيفية التقديم

https://web.me/218940415200

mohammed@btt.ly

مع خالص التحية،

Location: Benghazi_/_بنغازي | Type: Contract_-_عقد_عمل | Category: Secretarial-سكرتارية, Secretary_Executive-سكرتير_تنفيذي | Tags: #بنغازي