موظف /ة شؤون إدارية

المسمى الوظيفي: موظف /ة شؤون إدارية – متقدم

وصـــف الوظيـــفة:-

يتولى موظف الشؤون الإدارية – متقدم مسؤولية تنفيذ وتنظيم ومتابعة الأعمال الإدارية والمكتبية اليومية، وضمان انسيابية المراسلات والإجراءات الإدارية بين الإدارات والفروع، ومتابعة الخدمات والمشتريات والاحتياجات التشغيلية، والمساهمة في تنظيم الأصول والعهد الإدارية، بما يضمن كفاءة الأداء الإداري والالتزام باللوائح

…

المسمى الوظيفي: موظف /ة شؤون إدارية – متقدم

وصـــف الوظيـــفة:-

يتولى موظف الشؤون الإدارية – متقدم مسؤولية تنفيذ وتنظيم ومتابعة الأعمال الإدارية والمكتبية اليومية، وضمان انسيابية المراسلات والإجراءات الإدارية بين الإدارات والفروع، ومتابعة الخدمات والمشتريات والاحتياجات التشغيلية، والمساهمة في تنظيم الأصول والعهد الإدارية، بما يضمن كفاءة الأداء الإداري والالتزام باللوائح والإجراءات المعتمدة بالشركة.

 المهام والمسؤوليات الرئيسية

 

إدارة الأعمال الإدارية والمكتبية

تنفيذ وتنظيم الأعمال الإدارية والمكتبية اليومية، ومتابعة إنجازها وفق الأولويات المحددة.

إعداد المراسلات والخطابات والنماذج الإدارية ومراجعتها.

متابعة تنفيذ الإجراءات الإدارية والتأكد من استكمال المستندات المطلوبة.

تنظيم الملفات والسجلات الإدارية الورقية والإلكترونية وتحديثها بصورة مستمرة.

إدارة المراسلات والأرشفة

متابعة البريد الوارد والصادر والتأكد من تسجيله وتصنيفه وإحالته إلى الجهات المختصة.

متابعة المراسلات الداخلية والخارجية والتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

الإشراف على حفظ وأرشفة المراسلات والمستندات وفق نظام تصنيف معتمد يسهل الرجوع إليها.

متابعة المراسلات التي تتطلب الرد أو الاستكمال، والتنسيق مع الادارات المعنية لضمان إنجازها في الوقت المناسب.

التنسيق الإداري والاجتماعات

التنسيق بين الإدارات والفروع بشأن الأعمال والإجراءات ذات الطبيعة الإدارية المشتركة.

إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات عند الحاجة، ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات ذات الصلة.

متابعة الإجراءات والتكليفات الإدارية الصادرة عن الإدارة المختصة.

الحجوزات وتنظيم السفر

التنسيق على شركات مزودي الخدمة.

المشتريات والخدمات التشغيلية

متابعة الاحتياجات الإدارية من القرطاسية والمستلزمات المكتبية وطلبات الشراء.

التنسيق مع الجهات المختصة بشأن توفير الخدمات الإدارية، بما في ذلك النظافة والصيانة والخدمات التشغيلية.

متابعة تنفيذ أعمال الصيانة والخدمات والتأكد من معالجة الملاحظات ورفع التقارير بشأنها.

متابعة طلبات التوريد والاستلام والتحقق من مطابقتها للاحتياجات والموافقات المعتمدة.

التنسيق مع الإدارة المالية والجهات المختصة لاستكمال المستندات المتعلقة بالمشتريات والمطالبات المالية.

الأصول والعهد الإدارية

المساهمة في حصر الأصول والمعدات والعهد الإدارية وتحديث سجلاتها.

متابعة تسليم واستلام العهد الإدارية وفق الإجراءات المعتمدة.

توثيق عمليات نقل الأصول والعهد بين الموظفين والإدارات والفروع.

رصد النواقص أو التلفيات والملاحظات المتعلقة بالأصول ورفعها إلى المسؤول المباشر.

المساهمة في تنفيذ عمليات الجرد الدوري ومطابقة السجلات مع الموجودات الفعلية.

التقارير والمتابعة

إعداد التقارير الدورية المتعلقة بالأعمال الإدارية والخدمات والمشتريات والمراسلات.

متابعة الطلبات الإدارية المفتوحة والتأكد من استكمالها وإغلاقها وفق الإجراءات المعتمدة.

رفع الملاحظات والتحديات التي تؤثر في سير العمل، مع اقتراح الحلول المناسبة.

متابعة مؤشرات الإنجاز وجودة الخدمات الإدارية ورفع النتائج إلى المسؤول المباشر.

الالتزام والسرية

الالتزام باللوائح والسياسات والإجراءات الإدارية المعتمدة بالشركة.

المحافظة على سرية المراسلات والمستندات والبيانات التي يطلع عليها بحكم العمل.

المحافظة على الأصول والمعدات والعهد المسلّمة إليه.

الالتزام بالتسلسل الإداري والصلاحيات المعتمدة عند تنفيذ الإجراءات والمراسلات.

مهام أخرى

تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر، شريطة أن تكون ضمن نطاق الوظيفة واختصاصاتها.

متطلبات الوظيفــــــة:-

• بكالوريوس في الإدارة، إدارة الأعمال، أو تخصص ذي صلة.
• خبرة من سنة إلى 3 سنوات في مجال الشؤون الإدارية.
• مهارات تنظيم عالية وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل جيدة.
• القدرة على العمل ضمن فريق.
• الدقة والانتباه للتفاصيل.
• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office.
• القدرة على تحمل ضغط العمل.
• الإنجليزية: يفضل معرفة جيدة

طريقة التقديم:

يرجى إرسال السيرة الذاتية قبل تاريخ 27/10/2026م إلى البريد الإلكتروني:
DirectorofAdministration@albaraka-insurance.ly

مع كتابة “اسم الوظيفة” في عنوان الايميل.

انضم إلى شركة البركة للتأمين وكن جزءًا من فريق قيادي يساهم في تحقيق النجاح والتميز