وصف الوظيفة

تتطلب هذه الوظيفة تقديم دعم إداري وتنظيمي للمدير العام لضمان سير العمليات اليومية في الإدارة العليا بمرونة وكفاءة عالية. تُعتبر الشاغلة لهذا المنصب حلقة الوصل بين المدير العام ومختلف الإدارات والجهات الخارجية، حيث تقع على عاتقها مسؤولية تنظيم المواعيد، إدارة المراسلات والاتصالات الرسمية، إعداد وتوثيق محاضر الاجتماعات، وإدارة أرشفة السجلات والملفات الحساسة مع الالتزام التام بأعلى معايير السرية والمهنية.

اسم الوظيفة

سكرتيرة تنفيذية للمدير العام

الجنس

إناث

سنوات الخبرة

على الاقل سنتين

مهام الوظيفة

  المهمة الأولى: إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد:

تنظيم وتحديث جدول المواعيد والاجتماعات اليومية والأسبوعية للمدير العام بدقة.

تنسيق ترتيبات السفر، الحجوزات، واللقاءات الرسمية الخاصة بمدير الشركة.

  المهمة الثانية: إدارة الاتصالات والمراسلات الإدارية:

استقبال وفرز المكالمات الهاتفية، الرسائل النصية، والبريد الإلكتروني الوارد لمكتب المدير العام وعرضها على المدير العام .

صياغة وإعداد الخطابات الرسمية، المذكرات، والتقارير الإدارية باللغتين العربية والإنجليزية.

المهمة الثالثة: تنظيم وتوثيق الاجتماعات:

التنسيق للاجتماعات الإدارية، إعداد وتوزيع جداول الأعمال والعروض التقديمية والوثائق المطلوبة قبل الاجتماع.

تدوين محاضر الاجتماعات الرسمية .

  المهمة الرابعة: الأرشفة وحفظ المستندات:

إنشاء وتنظيم نظام أرشفة ورقي وإلكتروني محكم للملفات والمعاملات الخاصة بمكتب المدير العام لضمان سهولة واسترجاع البيانات بمرونة وحفظ سريتها.

  المهمة الخامسة: استقبال الزوار والوفود:

استقبال ضيوف وزوار مكتب المدير العام بمهنية ولباقة عالية وتوفير التسهيلات والخدمات اللازمة لهم.

متطلبات الوظيفة

المؤهلات التعليمية:

حاصلة على شهادة البكالوريوس (أو دبلوم عالي) في تخصص: إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، إدارة المكاتب، أو أي تخصص إداري ذات صلة.

الخبرة العملية:

خبرة لا تقل عن [ سنتين ] في مجال السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب للإدارة العليا.

المهارات المطلوبة:

المهارات التقنية: إجادة تامة لاستخدام الحاسب الآلي وبرامج الحزمة المكتبية (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وتطبيقات إدارة المهام.

المهارات اللغوية: إتقان ممتاز للغتين العربية والإنجليزية (قراءة، كتابة، وتحدثاً).

المهارات الشخصية:

مهارات تواصل شفاهية وكتّابية ممتازة ولباقة عالية في التعامل.

                                    قدرة عالية على تنظيم الوقت، ترتيب الأولويات، وإدارة المهام المتعددة تحت الضغط.

الدقة الشديدة، والاهتمام بالتفاصيل.

الأمانة التامة والالتزام المطلق بسرية معلومات ومعاملات الشركة.

أيام العمل

السبت – الخميس

مواعيد العمل

من 8 صباحا – الى 4 مساءا

مكان العمل

طرابلس – طريق سريع وادى الربيع – بعد شركة النهر الصناعى

كيفية التقديم

 مع كتابة المسمى الوظيفي “سكرتيرة للمدير العام” في عنوان البريد الإلكتروني لضمان مراجعة الطلب  info@alhayat.ly   يرجى ارسال السيرة الذاتية على الايميل

مع خالص التحية،

Location: Tripoli_/_طرابلس | Type: Full_Time_-_دوام_كامل | Category: Administrative_employee_-_موظف_اداري | Tags: #وظائف_شاغرة