مدير مكتب المدير العام

شركة الواحة للمعارض والمؤتمرات
نبذة عن الشركة:
تعتبر شركة الواحة للمعارض والمؤتمرات واحدة من الشركات الرائدة والمتميزة في سوق تنظيم الفعاليات والمؤتمرات الدولية والمحلية في ليبيا. نحن نلتزم بتقديم حلول متكاملة ومبتكرة لإدارة وتنسيق المعارض التجارية والملتقيات الاقتصادية والورش المهنية وفق أعلى المعايير العالمية. ونظراً لتوسع أعمالنا، نحن نبحث عن مدير مكتب المدير العام يتمتع بالاحترافية العالية والقدرة التنظيمية للانضمام إلى فريقنا، ليتولى إدارة الإجراءات الإدارية والتنسيق الفعال لكافة أعمال الإدارة العليا.
مكان العمل: معرض طرابلس
مواعيد العمل: من الساعة 9:00 صباحاً وحتى 4:00 مساءً
الهدف من الوظيفة
يتولى مدير مكتب المدير العام مسؤولية تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل للمدير العام، وإدارة جدول الأعمال والاجتماعات، وتنظيم تدفق المعلومات والاتصالات بين الإدارة العليا وباقي الأقسام والجهات الخارجية، لضمان سير العمل بكفاءة وسلسة عالية.
المهام والمسؤوليات الأساسية
إدارة جدول الأعمال: تنظيم ومتابعة جدول مواعيد واجتماعات المدير العام، وترتيب المقابلات والزيارات الرسمية.
التنسيق والمتابعة الإدارية: استقبال المراسلات والتقارير الموجهة للمدير العام، فرزها، إعداد المذكرات الإدارية، ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الإدارة العليا مع الأقسام المختلفة.
تنظيم الاجتماعات: إعداد أجندة الاجتماعات الرسمية الخاصة بالمدير العام، تدوين محاضر الاجتماعات، وتوزيعها على الأطراف المعنية ومتابعة التوصيات.
إدارة الاتصالات والمراسلات: استقبال المكالمات الهامة والرسائل الإلكترونية بالنيابة عن الإدارة، وإعداد الردود والخطابات الرسمية الموجهة للجهات المحلية والدولية.
حفظ وأرشفة الملفات: تنظيم وتطوير نظام أرشفة سري وآمن لجميع الوثائق والملفات والعقود الخاصة بمكتب المدير العام.
إدارة سفريات وتجهيزات المكتب: ترتيب كافة الإجراءات الخاصة بسفريات وتناقلات الإدارة العليا، والإشراف على التجهيزات اليومية للمكتب.
المؤهلات والشروط المطلوبة
الشهادة العلمية: مؤهل جامعي (بكالوريوس) في إدارة الأعمال، إدارة المكتبات والأرشيف، أو أي تخصص ذات صلة.
الخبرة العملية: خبرة عملية لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو سكرتارية الإدارة العليا (يفضل من لديه خبرة سابقة في الشركات الكبرى أو قطاع تنظيم الفعاليات والمعارض).
إتقان اللغات: إجادة تامة للغة العربية واللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة ومحادثة).
المهارات:
مهارات تنظيمية وإدارية عالية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
السرية التامة والأمانة المطلقة في التعامل مع البيانات والملفات الحساسة.
إجادة استخدام برامج الحاسوب المكتبية (MS Office) والبريد الإلكتروني بشكل احترافي.
مهارات تواصل ممتازة وقدرة عالية على التعامل مع ضغط العمل والأولويات المتعددة ب مرونة.
طريقة التقديم
إذا كنت ترى في نفسك الكفاءة والاحترافية للانضمام إلينا، يرجى إرسال السيرة الذاتية (CV) إلى البريد الإلكتروني التالي:
hr@wahaexpo.com
أو على الرقم: 0943986666

Location: Tripoli_/_طرابلس | Type: Contract_-_عقد_عمل | Category: Administration_-_الإدارة