السكرتير التنفيذي (Executive Secretary)

نبذة عن الوظيفة

يتولى السكرتير التنفيذي تقديم الدعم الإداري والسكرتاري الشامل للإدارة التنفيذية أو لإحدى الإدارات بالشركة، بما يضمن سير العمل بكفاءة وتنظيم عالٍ. وتشمل مهامه إدارة المراسلات، وتنظيم المواعيد والاجتماعات، وحفظ السجلات، والمساهمة في تنسيق المشاريع، بالإضافة إلى كونه نقطة اتصال رئيسية بين الإدارة والأطراف الداخلية والخارجية، بما يسهم في تعزيز الإنتاجية وسلاسة سير العمل.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: الدعم الإداري

تنفيذ الأعمال الإدارية اليومية مثل حفظ الملفات، والنسخ، والمسح الضوئي، والطباعة

تنظيم وإدارة الملفات الورقية والإلكترونية بما يضمن سهولة الوصول إليها

متابعة احتياجات المكتب من القرطاسية والمستلزمات والتأكد من توفرها

استلام وإرسال البريد والمراسلات والشحنات

إعداد وتعديل المراسلات، والتقارير، والمذكرات، ورسائل البريد الإلكتروني

إعداد العروض التقديمية والمقترحات عند الحاجة

إعداد التقارير والملخصات التنفيذية للإدارة التنفيذية

تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنها

ثانياً: إدارة الاتصالات

الرد على المكالمات الهاتفية بأسلوب احترافي

إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة، سواء الإلكترونية أو الورقية

إعداد ومراجعة المراسلات الرسمية لضمان دقتها وجودتها

العمل كنقطة اتصال رئيسية مع الجهات الداخلية والخارجية

ثالثاً: تنظيم المواعيد والتنسيق

إدارة جداول المواعيد وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات

ترتيب حجوزات السفر، بما في ذلك تذاكر الطيران، والفنادق، ووسائل النقل

إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتوثيق محاضرها، وتوزيعها على المعنيين

المساهمة في تنظيم الفعاليات والأنشطة عند الحاجة

رابعاً: إدارة البيانات والسجلات

تحديث قواعد البيانات وقوائم الاتصال بشكل مستمر

جمع وتنظيم البيانات اللازمة لإعداد التقارير والعروض التقديمية

المحافظة على سرية وأمن المعلومات والوثائق الحساسة

خامساً: دعم المشاريع والمهام الخاصة

المساعدة في إجراء البحوث وجمع المعلومات للمشاريع المختلفة

إعداد العروض التقديمية والتقارير باستخدام البرامج المكتبية

تنفيذ المهام والمشاريع الخاصة التي تُكلف بها الإدارة

سادساً: خدمة العملاء والزوار

استقبال الزوار والترحيب بهم وتوجيههم إلى الجهة المختصة

تقديم خدمة متميزة لجميع العملاء والجهات الداخلية والخارجية

المؤهلات

المؤهل العلمي

شهادة الثانوية العامة كحد أدنى

يُفضل الحصول على دبلوم أو درجة جامعية في إدارة المكاتب، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة

الخبرة العملية

خبرة من سنة إلى سنتين في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهارات المطلوبة

Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook، Teams وOdoo) إجادة استخدام برامج

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي

مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات

الدقة والانتباه للتفاصيل

القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق

مهارات التعامل مع الآخرين والتمتع بمظهر وسلوك مهني

المحافظة على سرية المعلومات

الإلمام باستخدام أجهزة ومعدات المكاتب مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأنظمة الهاتف متعددة الخطوط

:طريقة التقديم

:الرجاء ارسال السيرة الذاتية على البريد التالي

hr@majaal.ly

Location: Benghazi_/_بنغازي | Type: Contract_-_عقد_عمل | Category: Secretarial-سكرتارية | Tags: #Administrator